เมื่อธุรกิจเริ่มเจอปัญหาเหล่านี้
- เอกสารกระจายอยู่หลายคน หาไม่เจอตอนต้องปิดบัญชี
- ทีมขาย จัดซื้อ และบัญชีใช้ข้อมูลคนละชุด ต้องกรอกซ้ำ
- ไม่ชัดว่าใครอนุมัติ ใครเก็บหลักฐาน และใครติดตามการรับ–จ่าย
- มีข้อมูลจำนวนมาก แต่ยังไม่มีรายงานที่ช่วยตอบคำถามของเจ้าของกิจการ
สิ่งที่เราช่วยวางให้เป็นระบบ
- ทบทวนขั้นตอนรับ–จ่ายและเส้นทางเอกสาร ตั้งแต่ต้นทางถึงงานบัญชี
- กำหนดผู้รับผิดชอบ จุดอนุมัติ และรายการตรวจสอบที่ทีมใช้ร่วมกัน
- ออกแบบการจัดหมวดหมู่เอกสารและโครงสร้างข้อมูลให้สอดคล้องกับงานบัญชี
- หารือรายงานและเครื่องมือที่เหมาะกับการใช้งานของกิจการ
งานติดตั้งโปรแกรม ย้ายข้อมูล เชื่อมระบบ หรืออบรมเพิ่มเติม ต้องกำหนดในขอบเขตงานและใบเสนอราคา ไม่รวมโดยอัตโนมัติในทุกโครงการ
เล่าให้เราฟังด้วยข้อมูลเหล่านี้
- ขั้นตอนทำงานปัจจุบัน และเรื่องที่ทำให้ทีมเสียเวลามากที่สุด
- ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงานที่ใช้อยู่
- โปรแกรมที่ใช้ จำนวนผู้ใช้งาน และฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
- สิ่งที่อยากเห็นหลังปรับระบบ เช่น ติดตามลูกหนี้หรือจัดเอกสารปิดงบได้สะดวกขึ้น
จากปัญหาหน้างาน สู่แผนที่ทำได้จริง
- สำรวจวิธีทำงานและปัญหาที่เกิดซ้ำ
- เลือกสิ่งที่ควรปรับก่อน พร้อมตกลงขอบเขตและงานส่งมอบ
- ออกแบบขั้นตอนและนำไปใช้ร่วมกับผู้รับผิดชอบของกิจการ
- ทบทวนผลและรายการที่ควรปรับต่อ ตามช่วงเวลาที่ตกลง
คำถามที่มักเจอ
ต้องเปลี่ยนโปรแกรมบัญชีใหม่หรือไม่?
เริ่มจากดูเครื่องมือและวิธีทำงานที่มีอยู่ก่อน แล้วจึงพิจารณาว่าควรปรับขั้นตอนหรือเปลี่ยนเครื่องมือส่วนใดให้เหมาะกับเป้าหมาย
ทีมเล็กสามารถเริ่มวางระบบได้ไหม?
ได้ค่ะ แจ้งปัญหาหลักและขนาดทีมเพื่อประเมินขอบเขตที่เหมาะสม สามารถเริ่มจากกระบวนการที่มีผลต่อธุรกิจมากที่สุดก่อน