เตรียมเอกสารให้พร้อม ก่อนปิดงบการเงินประจำปี

1. เอกสารรายรับและรายจ่าย

• ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษีของรอบบัญชีที่ปิด
• รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย หากกิจการจดทะเบียน VAT
• สัญญาซื้อขายหรือบริการที่สำคัญ และรายการที่ยังส่งมอบไม่ครบ
• เอกสารเงินเดือน ค่าจ้าง และหลักฐานนำส่งภาษี/เงินสมทบ
• หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่กิจการได้รับและที่ออกให้คู่ค้า แยกเก็บเป็นคนละชุด

อ้างอิงเพิ่มเติม: หน้าที่ของผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT

2. ธนาคาร เงินกู้ และยอดคงค้าง

• Statement ทุกบัญชีธนาคารของกิจการ ครบทั้งรอบบัญชี รวมบัญชีที่ไม่มีความเคลื่อนไหว
• รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้ ณ วันสิ้นรอบ พร้อมรายการที่ชำระภายหลัง
• สัญญาเงินกู้ เช่าซื้อ ลีสซิ่ง และหลักฐานการชำระที่เกี่ยวข้อง
• รายงานเงินสดย่อย เงินทดรอง และยอดคงค้างกับกรรมการหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง

3. ทรัพย์สินและสินค้าคงเหลือ

• ทะเบียนทรัพย์สิน พร้อมเอกสารซื้อ ขาย หรือจำหน่ายทรัพย์สินระหว่างปี
• รายงานตรวจนับสินค้า ณ วันสิ้นรอบ และรายละเอียดสินค้าชำรุดหรือล้าสมัย
• หลักฐานรายการสำคัญที่เกิดใกล้วันสิ้นปี เช่น สินค้าระหว่างทางหรือบริการค้างรับ/ค้างจ่าย

ถ้ากิจการมีสต๊อก ควรประสานผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีก่อนวันตรวจนับ เพื่อหารือวิธีเก็บหลักฐานและแผนงานที่เหมาะสม

4. จัดเอกสารให้ค้นเจอและตรวจต่อได้

1. แยกแฟ้มตามรอบเดือนและประเภทเอกสาร พร้อมตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมาย
2. ทำรายการเอกสารที่ส่งแล้ว และรายการที่ยังขาด
3. แนบหลักฐานรับ–จ่ายกับรายการที่เกี่ยวข้อง เพื่อลดการถามกลับ
4. เก็บต้นฉบับตามข้อกำหนดที่ใช้กับกิจการ ไฟล์สแกนช่วยค้นหาแต่ไม่ควรถือว่าแทนต้นฉบับได้ทุกกรณี

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุหน้าที่ของกิจการในการส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีอย่างครบถ้วน การตกลงวิธีส่งงานตั้งแต่ต้นจึงช่วยให้ทั้งสองฝ่ายติดตามข้อมูลชุดเดียวกันได้

อ้างอิง: คู่มือหน้าที่ของนิติบุคคล กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (PDF)

เอกสารยังไม่ครบ เริ่มจากรายการที่ขาด

แจ้งสถานะจริงให้ผู้ทำบัญชีทราบ แล้วแยกสิ่งที่ต้องขอจากธนาคาร คู่ค้า หรือฝ่ายงานอื่น พร้อมผู้รับผิดชอบแต่ละรายการ จะช่วยให้ติดตามงานได้ง่ายกว่ารวบรวมใหม่ทั้งหมดตอนใกล้กำหนด

อยากจัดงานบัญชีให้เป็นระบบขึ้น?

เล่าเรื่องธุรกิจและสิ่งที่อยากให้เราช่วย เริ่มต้นด้วยการปรึกษาเบื้องต้นได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย